電話禮儀中要求電話鈴響幾聲接電話

電話禮儀中要求電話鈴響幾聲接電話

　　電話被現代人公認為便利的通訊工具，在日常工作中，使用電話的語言很關鍵，它直接影響著一個公司的聲譽；在日常生活中，人們通過電話也能粗略判斷對方的人品、性格。接下來由小編為大家整理出電話禮儀中要求電話鈴響幾聲接電話，僅供參考，希望能夠幫助到大家！

　　電話禮儀中要求電話鈴響幾聲接電話1

　　一、打電話是通聯禮儀的一個主要內容。

　　撥打電話的人是發話人，是主動的一方，而接聽電話的一方是受話人，是被動的一方。

　　因而在整個通話過程中，撥打電話的人起著支配作用，一定要積極塑造自己的完美的電話形象。

　　在打電話時，必須把握住通話的時間、內容和分寸，使得通話時間適宜、內容精煉、表現有禮。

　　1.時間適宜：把握好通話時機和通話長度，即能使通話更富有成效，顯示通話人的干練，同時也顯示了對通話對象的尊重。

　　反之，如果莽撞地在受話人不便的時間通話，就會造成尷尬的局面，非常不利于雙方關系的發展。

　　如果把握不好通話時間，談話過于冗長，也會引起對方的負面情緒。

　　2.內容精煉：打電話時忌諱通話內容不著要領、語言啰嗦、思維混亂，這樣很容易引起受話人的反感。

　　通話內容精煉簡潔是通話人的基本要求。

　　（1）預先準備：在撥打電話之前，對自己想要說的事情做到心中有數，盡量梳理出清晰的順序。

　　做好這樣的準備后，在通話時就不會出現顛三倒四、現說現想、丟三落四的現象了同時也會給受話人留下高素質的好印象。

　　（2）簡潔明了：電話接通后，發話人對受話人的講話要務實，在簡單的問候之后，開宗明義，直奔主題，不要講空話、廢話，不要啰嗦、重復，更不要偏離話題，節外生枝或者沒話找話。

　　在通話時，最忌諱發話人東拉西扯、思路不清，或者一廂情愿地認為受話人有時間陪自己聊天，共煲“電話粥”。

　　3.表現有禮：撥打電話的人在通話的過程中，始終要注意待人以禮，舉止和語言都要得體大度，尊重通話的對象，并照顧到通話環境中其他人的感受。

　　二、接聽電話的人雖然處于被動的位置，但是，也不能在禮儀規范上有所松懈。

　　撥打電話過來的人可能是你的上級，可能是合作方，也可能是對你很有幫助的友人，因此，受話人在接聽電話時，要注意有禮和得體，不能隨隨便便。

　　當本人接聽打給自己的電話時，應注意及時接聽并謙和應對，無論對方地位尊卑，都要待人以禮。

　　（1）及時接聽：電話鈴聲響起，要立即停下自己手頭的事，盡快接聽。

　　不要等鈴聲響過很久之后，才姍姍來遲或者讓小孩子代接電話。

　　一個人是否能及時接聽電話，也可從一個側面反映出他的待人接物的誠懇程度。

　　一般來說，在電話鈴聲響過三遍左右，拿起話筒比較合適。

　　“鈴聲不過三聲”是一個原則，也是一種體諒撥打電話的人的態度，而且鈴聲響起很久不接電話，撥打電話的人也許會以為沒有人接而掛斷電話。

　　如果接電話不及時，要道歉，向對方說“抱歉，讓您久等了”。

　　（2）謙和應對：在接電話時，首先要問候，然后自報家門，向對方說明自己是誰。

　　向發話人問好，也有向發話人表示打來的電話有人接聽的意思。

　　自報家門是為了確認自己是否是發話人真正要通話的對象。

　　在私人住所接聽電話時，為了安全起見，可以不必自報家門，或者只向對方確認一下電話號碼來確定是否對方找對了人。

　　即使對方錯撥了電話，也不要勃然大怒，口出穢語，而要耐心解釋。

　　在接聽電話時，要聚精會神，認真領會對方的話，而不要心不在焉，甚至把話筒擱在一旁，任憑通話人“自言自語”而不顧。

　　（3）分清主次：其一，電話鈴聲一旦響起，接電話就成為最緊急的事情，其他事情都可以先放一邊。

　　接聽電話時，不要再與旁人交談或者看文件、吃東西、看電視、聽廣播等。

　　即使是電話鈴聲響起的時候你忙著別的事，在接聽電話時也不要向打電話來的人說電話來得不是時候。

　　其二，有時候確實有無法分身的情況，比如自己正在會晤重要的客人或者在會議中間，不宜與來電話的人深談，此時可以向來電話的人簡單說明原因，表示歉意，并主動約一個具體的雙方都方便的時間，由自己主動打電話過去。

　　一般來說，在這種情況下，不應讓對方再打過來一次，而應由自己主動打過去，尤其是在對方打長途電話的情形中。

　　約好了下次通話的時間，就要遵守約定，按時打過去，并向對方再次表示歉意。

　　其三，如果在接聽電話的時候，適逢另一個電話打了進來，切忌不要中斷通話，而要向來電話的人說明原因，要他不要掛斷電話，稍等片刻。

　　去接另一個電話的時候，接通之后也要請對方稍候片刻或者請他過一會兒再打進來，或者自己過一會兒再打過去。

　　等對方理解之后，再繼續方才正接聽的電話。

　　電話禮儀中要求電話鈴響幾聲接電話2

　　（1）及時接聽。

　　一般情況下應該保證在電話鈴響三聲之內接聽電話，但要避免在電話剛剛響起時就接電話，否則說不定會讓對方嚇一跳。

　　當電話響第二聲以后接電話是最合適的時間。

　　如果因為其他原因在電話鈴響三聲之后才接起電話，首先要說聲：“對不起，讓您久等了！”

　　（2）應對謙和。

　　拿起話筒后，首先要問好，然后自報家門。

　　嚴禁以“喂”字開頭，因為“喂”表示希望先知道對方是誰，等著對方告訴你。

　　而且，如果“喂”時語氣不好，極容易讓人反感。

　　所以，接電話時的問候應該是熱情而親切的“您好！”如果對方首先問好，要立即問候對方，不要一聲不吭，故弄玄虛。

　　至于自報家門，則是為了告訴對方，這里是哪個單位或是哪個部門或是具體哪一位。

　　在通話過程中，對打電話的人要謙恭友好，尤其是在打來業務電話咨詢或有求于己的時候，更要表現得不卑不亢、熱情親切。

　　通話終止的時候，不要忘記向發話人說聲“再見”。

　　如通話因故暫時中斷，要等候對方再撥進來。

　　對于重要的客人或上級，要主動撥回去。

　　不要揚長而去，也不要為此而責怪對方。

　　接到誤撥進來的電話，需要耐心、簡短地向對方說明。

　　如有可能，還要給對方提供必要的幫助，或者為其代轉電話，不要生氣動怒，甚至出口傷人。

　　（3）主次分明。

　　接聽電話的時候，要暫時放下手頭的工作，不要和其他人交談或做其他事情。

　　如果你正在和別人談話，應示意自己要接電話，一會再說，并在接完電話后向對方道歉。

　　同時也不要讓打電話的人感到“電話打的不是時候”。

　　如果目前的工作非常重要，可在接電話后向來電者說明原因，表示歉意，并再約一個具體時間，到時再主動打過去，在通話的開始再次向對方致歉。

　　縱然再忙，也不能拔下電話線，或者來電不接就直接掛斷。

　　這些都是非常不禮貌的行為。

　　（4）一視同仁。

　　極其個別的人，長著一對挑肥揀瘦的“勢利眼”。

　　即使接電話時，也極為庸俗地“因人而異”，“對象化”的傾向十分明顯。

　　他們在接電話時，一開始總是“拿架子”，“打官腔”，先是愛搭不理。

　　電話禮儀中要求電話鈴響幾聲接電話3

　　（一）重要的第一聲

　　當打電話給某單位，若一接通，就能聽到對方親切、優美的招呼聲，心里一定會很愉快，使雙方對話能順利展開，對該單位有了較好的印象。

　　在電話中只要稍微注意一下自己的行為就會給對方留下完全不同的印象。

　　同樣說：“你好，這里是XX公司”。

　　但聲音清晰、悅耳吐字清脆，給對方留下好的印象，對方對其所在單位也會有好印象。

　　因此要記住，接電話時，應有“代表單位形象”的意識。

　　（二）要有喜悅的心情

　　打電話時要保持良好的心情，這樣即使對方看不見你，但是從歡快的語調中也會被你感染，給對方留下極佳的印象，由于面部表情會影響聲音的變化，所以即使在電話中，也要抱著“對方看著”的心態去應對。

　　（三）清晰明朗的聲音

　　打電話過程中絕對不能吸煙、喝茶、吃零食，即使是懶散的姿勢對方也能夠“聽”得出來。

　　如果你打電話的時候，彎著腰躺在椅子上，對方聽你的聲音就是懶散的，無精打采的，若坐姿端正，所發出的聲音也會親切悅耳，充滿活力。

　　因此打電話時，即使看不見對方，也要當作對方就在眼前，盡可能注意自己的姿勢。

　　（四）迅速準確的接聽

　　現代工作人員業務繁忙，桌上往往會有兩三部電話，聽到電話鈴聲，應準確迅速地拿起聽筒，最好在三聲之內接聽。

　　電話鈴聲響一聲大約3秒種，若長時間無人接電話，或讓對方久等是很不禮貌的，對方在等待時心里會十分急躁，你的單位會給他留下不好的印象。

　　即便電話離自己很遠，聽到電話鈴聲后，附近沒有其他人，應該用最快的速度拿起聽筒，這樣的態度是每個人都應該擁有的， 這樣的習慣是每個辦公室工作人員都應該養成的。

　　如果電話鈴響了五聲才拿起話筒，應該先向對方道歉，若電話響了許久，接起電話只是“喂”了一聲，對方會十分不滿，會給對方留下惡劣的印象。

　　（五）認真清楚的記錄

　　隨時牢記5WIH技巧，所謂5W1H是指①When何時②Who何人③Where何地④What何事⑤Why為什么⑥HOW如何進行。

　　在工作中這些資料都是十分重要的。

　　對打電話，接電話具有相同的重要性。

　　電話記錄既要簡潔又要完備，有賴于5WIH技巧。

　　（六）了解來電話的目的

　　上班時間打來的電話幾乎都與工作有關，公司的每個電話都十分重要，不可敷衍，即使對方要找的人不在，切忌只說“不在”就把電話掛了。

　　接電話時也要盡可能問清事由，避免誤事。

　　首先應了解對方來電的目的，如自己無法處理，也應認真記錄下來，委婉地探求對方來電目的，就可不誤事而且贏得對方的好感。

　　（七）掛電話前的禮貌

　　要結束電話交談時，一般應當由打電話的一方提出，然后彼此客氣地道別，說一聲“再見”，再掛電話，不可只管自己講完就掛斷電話。

　　擴展：

　　打電話禮儀

　　(一)打電話確定合適的時間

　　當需要打電話時，首先應確定此刻打電話給對方是否合適，也就是說，要考慮此刻對方是否方便聽電話。應該選擇對方方便的時間打電話，盡量避開在對方忙碌或是休息的時間打電話。一般說來，有幾點應該注意：

　　避開對方的吃飯和休息時間。總的來說，早晨8點以前，晚上10點以后，給對方家里打電話是不合適的。除非有緊急的事。當然，當對方有可能非常忙碌的時候打電話去，也是不合適的。比如，在對方準備出門上班前幾分鐘打電話，可能會使對方遲到。而且工作上的事情，也盡量不要打電話到別人的家里。

　　如果是打電話到工作單位，最好不要在星期一一大早打過去，因為，經過一個周末，對方要處理的公務也許會很多。當然，在對方快要下班的前幾分鐘打電話，也是不太適合的，因為快要下班了，大家也許有些事情要處理，處理完后直接回家。如果因為你的電話而耽誤了對方的私人時間，也許對方會不快。一般情況下，也不要為私人的事情打電話到對方的單位，除非對方不介意。如果因為私人的事情打電話到對方的單位，最好問一聲：“你現在方便聽電話嗎?”而且，即使得到對方的肯定回答，也盡量要簡短，因為占用對方的工作時間，可能會影響對方工作單位的正常的業務往來。

　　(二)打電話開頭很重要

　　無論是正式的電話業務，還是一般交往中的不太正式的通話，自報家門都是必需的，這是對對方的尊重，即使是你熟悉的人，也應該主動報出自己的姓名，因為接電話方往往不容易通過聲音準確無誤地確定打電話人的身份。另外，自報家門還包含著另外一層禮儀內涵，那就是，直接將你的身份告訴對方，那么，對方就有是否與你通話的選擇權，或者說，有拒絕受話的自由。

　　(三)打電話通話盡量簡單扼要

　　在做完自我介紹以后，應該簡明扼要說明通話的目的，盡快結束交談。因為，隨意占用對方的電話線路和工作時間是不為對方考慮的失禮行為。在業務通話中，“一個電話最長三分鐘”是通行的原則，超過三分鐘應改換其他的交流方式。

　　如果估計這次談話要涉及的問題較多，時間較長，那么，應在通話前詢問對方此時是否方便長談。如果對方不方便長談，就應該有禮貌的請對方約定下次的通話時間。

　　明明需要占用一刻鐘的時間，卻偏偏說：“可以占用你幾分鐘時間嗎?”這就很不合適了，應該說：“王先生，此次我想和您談談分配方案的事宜，時間大約需要一刻鐘，您現在方便嗎?”

　　(四)打電話你要找的人不在時的處理

　　如果你要找的人恰巧不在，你可以有幾種應對方式：

　　1.直接結束通話

　　在事情不是很緊急的情況，而且自己還有其他的聯系方式的情況下，可以直接用“對不起，打擾了，再見”的話結束通話。

　　2.請教對方聯系的時間或其他可能聯系的方式

　　通常在比較緊急的情況下采用，具體的做法是：“請問我什么時候再打來比較合適?”或“我有緊急的事情，要找王經理，不知道有沒有其他的聯系方式?”不管對方是否為你提供了其他的聯系方式，都應該禮貌地說：“再見”。

　　3.請求留言

　　若要找的人不在，或恰巧不能聽電話，最好是用禮貌的方式請求對方轉告。留言時，要說清楚自己的姓名、單位名稱、電話號碼、回電時間、轉告的內容等。在對方記錄下這些內容后，千萬不要忘記問：“對不起，請問您怎么稱呼?”對方告知后要用筆記錄下來，以備查找。

　　(五)適時結束通話

　　當通話結束后，雙方應互相說聲“再見”，并且打電話的一方要等待接聽一方先掛斷，以示尊重

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