會(huì)議文書

會(huì)議文書是各類社會(huì)組織在其職權(quán)范圍內(nèi)制定的公開發(fā)布并反復(fù)適用，用以規(guī)范行為、具有普遍約束力的文件。

典型的會(huì)議文書，包括開會(huì)通知、會(huì)議議程、會(huì)議記錄和會(huì)議紀(jì)要。有時(shí)候連同開會(huì)通知發(fā)出的，還有參加者回條;而比較大型或正規(guī)的會(huì)議，還會(huì)有與會(huì)者提案。

顧名思義，「開會(huì)通知」用來(lái)通知某些會(huì)議的參加者關(guān)於會(huì)議的召開日期、時(shí)間、地點(diǎn)，以及需要閱覽和攜帶的文件，通常由主席或者秘書發(fā)出。如果是比較大型的會(huì)議，還需要列明與會(huì)者報(bào)到的時(shí)間和地點(diǎn)、聯(lián)絡(luò)人姓名和聯(lián)絡(luò)方法、交通安排等。「會(huì)議程序」也可以稱為「議事日程」，簡(jiǎn)稱「議程」，用來(lái)列明某次會(huì)議將要討論的事項(xiàng)和程序，以便參加者可以事先閱覽有關(guān)的文件，作好開會(huì)準(zhǔn)備;「會(huì)議記錄」則用來(lái)記錄會(huì)議的過(guò)程。視乎個(gè)別情況，有些機(jī)關(guān)團(tuán)體會(huì)再根據(jù)會(huì)議記錄，整理歸納出比較重要的內(nèi)容，寫成「會(huì)議紀(jì)要」，供有關(guān)人士閱覽。會(huì)議紀(jì)要也可以用來(lái)反映某些會(huì)議的主要概況和精神。至於「提案」，是會(huì)議成員就個(gè)別議題提出的議案，交大會(huì)討論之用。

(1) 開會(huì)通告

開會(huì)通告的寫作跟一般通告相同，必須清楚列明會(huì)議的名稱，召開的日期、時(shí)間、地點(diǎn)。具體的寫作要求可參考有關(guān)通告的章節(jié)。

(2) 議程

議程通常跟會(huì)議通告一同發(fā)出，一般都用點(diǎn)列方式書寫，把某次會(huì)議將要討論的事項(xiàng)一一臚列出來(lái)就可以。議程所包括的項(xiàng)目，跟會(huì)議記錄所包括的項(xiàng)目應(yīng)該是一致的。常見的項(xiàng)目有：會(huì)議名稱和次數(shù)、開會(huì)日期和時(shí)間地點(diǎn)、通過(guò)上次會(huì)議記錄、跟進(jìn)事項(xiàng)(也有人稱為前議事項(xiàng))、報(bào)告事項(xiàng)、討論事項(xiàng)、其他事項(xiàng)、發(fā)文者簽署、發(fā)文日期等幾項(xiàng)。如果連同議程一起發(fā)送的，還有其他文件，也必須在議程上注明。

一般而言，議程的語(yǔ)言應(yīng)該簡(jiǎn)煉扼要，用的主要是代表事項(xiàng)的名詞短語(yǔ)或動(dòng)賓短語(yǔ)，如：通過(guò)上次會(huì)議記錄、會(huì)務(wù)報(bào)告、討論事項(xiàng)、增加下年度學(xué)生會(huì)費(fèi)事宜、聯(lián)校辯論比賽等。

(3) 提案

「提案」又稱為「議案」，是用書面形式表達(dá)的動(dòng)議。參與會(huì)議的成員理論上都可以就會(huì)議的討論內(nèi)容提交動(dòng)議，供會(huì)議討論。有些比較嚴(yán)謹(jǐn)有規(guī)模的會(huì)議，要求與會(huì)者在召開會(huì)議前就必須把提案準(zhǔn)備好，并獲得一定數(shù)量的和議者，才能夠提交會(huì)議討論。也有些會(huì)議接納與會(huì)者在會(huì)議展開過(guò)程中提交臨時(shí)動(dòng)議。一般來(lái)說(shuō)，提案都包括六部分：

標(biāo)題

案由—說(shuō)明提案所涉及的內(nèi)容或者事項(xiàng);

理由—解釋提出動(dòng)議的理由;

辦法—是提案的主體部分，必須就提案所牽涉的問(wèn)題，提出具體的建議或解決的辦法;

提案人及和議人簽署

日期

(4) 會(huì)議記錄

一般會(huì)議記錄包括兩大部分。第一部分是關(guān)於會(huì)議的組織情況，包括會(huì)議的名稱、召開次數(shù)，召開日期、時(shí)間、地點(diǎn)，主席、秘書和其他出席者姓名;如果出席者有不同的身分，或者來(lái)自不同團(tuán)體，并以特定身分參加會(huì)議，就應(yīng)該在名字后面用括號(hào)注明其身分、職銜和所屬團(tuán)體。如果有人缺席或者列席，也要寫清楚，而缺席者姓名旁邊，可以注明是否已請(qǐng)假。一般會(huì)議規(guī)模不會(huì)太大，可以把出席者和缺席者的名字一一寫上，但是如果遇上大規(guī)模的會(huì)議，參加人數(shù)眾多，則可以只寫出席和缺席人數(shù)，不必詳列姓名;必要時(shí)可以請(qǐng)出席者在另外的紙張或本子上簽到，以便查核。

第二部分是會(huì)議記錄的主體，包括會(huì)議上各人發(fā)言的內(nèi)容、會(huì)議的討論過(guò)程和議決的事項(xiàng)，有時(shí)候還會(huì)包括選舉的結(jié)果等。根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)和規(guī)模，會(huì)議記錄分詳寫和略寫兩種。簡(jiǎn)略的會(huì)議記錄一般不記錄討論的過(guò)程，不記錄個(gè)人的發(fā)言內(nèi)容或意見，只摘要記錄會(huì)議討論的重點(diǎn)、議決事項(xiàng)和決定。詳細(xì)的會(huì)議記錄則會(huì)記下所有發(fā)言者的講話內(nèi)容、討論過(guò)程，以及大會(huì)對(duì)有關(guān)問(wèn)題的議決。不過(guò)，即便是詳寫，也不是巨細(xì)無(wú)遺，有言必錄的。除非發(fā)言者事先準(zhǔn)備了發(fā)言稿，否則在會(huì)議上發(fā)表意見，人們總是邊想邊說(shuō)，難免會(huì)出現(xiàn)重復(fù)、殘缺、欠條理等毛病。

記錄者在把口語(yǔ)變成書面語(yǔ)的時(shí)候，必須一邊聽，一邊篩選;重復(fù)的、不重要的信息可以省略，只摘取其講話的要點(diǎn)記下;只有在遇上討論的話題比較復(fù)雜，過(guò)程中出現(xiàn)不同意見，甚或有所爭(zhēng)論的時(shí)候，才需要記錄得比較詳細(xì)。但不論怎樣，記錄一定要真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰、有條理，不能對(duì)發(fā)言者的意見隨便增刪改動(dòng)，以免歪曲其原意。如果秘書當(dāng)時(shí)不能準(zhǔn)確地歸納出發(fā)言者的意見，可以當(dāng)場(chǎng)澄清、考慮直接引用其話語(yǔ)、或者於事后把整理好的會(huì)議記錄交有關(guān)人士過(guò)目、訂正，再在下一次會(huì)議上通過(guò)。