人事檔案管理工作改進思考論文
摘要：人事檔案管理工作是一項特殊的工作，是檔案管理中的重要內容。人事檔案要具有真實性，全面性，人事檔案管理要遵循真實、全面、及時、規范的原則。我國人事檔案管理工作至今已經形成了一套完整的管理體系，但還存在著管理上的不足。筆者不揣淺陋，提出相應的對人事檔案管理工作改進的一點思考，以期對健全我國的人事檔案管理工作有所助益。
關鍵詞：人事檔案管理與社會發展同步
一、對人事檔案管理工作的簡要認識
人事檔案管理工作是檔案管理中的重要工作內容。人事檔案管理就是人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。人事檔案是人事管理活動中形成的，記述和反映個人經歷和德才表現，以個人為單位組合起來，以備考察的文件材料。人事檔案管理工作一直被認為是帶有保密性與謹慎性的一種工作。熟知人事檔案的操作細節以及操作流程是每一位檔案管理者所要具備的基本工作內容。說到人事檔案管理就不得不想到我國的人事檔案管理開始于哪個時期，哪個朝代開始有的管理制度。據史料記載，我國最早出現人事檔案管理是在商朝，那時候的人事檔案管理與現在的人事檔案管理完全不是一個概念，所包括的內容也不一樣。在商朝，那時候的人事檔案叫做譜牒。商朝所建立的譜牒檔案無外乎是為了延續本朝的血緣統治以及鞏固世襲制度。到了漢代，我國在用人制度上重視對候選人家庭出身、社會關系、政治歷史等方面的審查。人事檔案管理的內容逐漸增加。中國封建王朝統治時期的人事管理大多是為了加強中央集權的統治而開設的，開設的目的是為了便于帝王了解與使用人才。近幾十年來隨著我國政治經濟的不斷發展，我國的人事檔案管理制度不斷完善，人事檔案管理工作也不斷進步，并逐漸形成了適合中國特色社會主義道路的檔案管理制度。我國的人事檔案管理正向著制度化、現代化、規范化的道路去發展。隨著我國社會各方面的快速發展，我國的人事檔案也要同社會發展相適應。任何事物以及制度的發展都必須統一在一個國家社會發展之下，人事檔案管理工作也不例外。它必須要與本國的社會發展相適應，不能脫離社會而單獨發展。
二、我國人事檔案管理工作所存在的不足之處
國家以及有關行政部門非常重視人事檔案的管理工作，因為它涉及國家以及用人單位的用人情況。必須要充分了解被雇用人的基本情況才能保證國家事業的順利進行。了解被雇用人的基本信息和情況是選拔人才與用人的最基本要求。企事業單位了解被雇用人的基本信息有利于以后工作的順利進行，才能在用人方面做到“心中有數”。有時候國家還要對用人進行政審以及其他方面的審查，這時首先要做的就是了解其檔案材料。這就需要人事檔案管理工作要做到真實、全面、準確無誤，檔案管理工作不容有半點忽視與錯誤。這樣不但影響國家對于公民的統一管理，也影響和關乎公民的前途以及命運。所以人事檔案管理工作是一項特殊而又細致的工作。人事檔案收集歸檔工作一定要遵循真實、全面、及時、規范的原則。雖然說我國近幾年來的人事檔案管理工作已經初步形成了完整的體系，但還是存在著一些不足之處。
1.人事檔案管理體系“僵化”。就全局而言，目前我國的人事檔案管理體系還停留在十年前的發展狀況，存儲檔案的空間狹小，設施老化。人事檔案存儲系統的科技含量不高。
2.人事檔案管理工作人員的學歷以及素質不高。我國的人事檔案管理工作人員普遍學歷都不高。有的甚至都沒接受過高等教育，大家普遍認為人事檔案管理工作不需要技術含量，也不需要有很高的文化修養，只要能做到將檔案保存好就可以了，不需要更多的專業知識和專業技能。這種思想實際阻礙了人事檔案管理工作的開展與進行。
3.人事檔案管理在個別地方還存在漏洞。現階段我國的人事檔案管理體系還有待進一步完善，甚至個別地方還存在很大的漏洞，極端的例子就是有的人甚至可以隨意調取自己的檔案，進行隨意改動。人事檔案管理工作的嚴肅性和管理手段亟待加強。
4.國家對于人事檔案管理的投入有待進一步提高。國家每年對于人事檔案管理的投入資金不是很大，個別基層單位有時候還有缺少資金的現象發生，這樣就阻礙了人事檔案管理工作的正常發展與改進。
5.上下級之間的人事檔案管理分工不明確。各級之間的分工不明確以至于出現問題，大家互相推卸責任，沒有形成一套完整的各級之間如何管理分配的方案，上下級之間的分工不明確，導致人事檔案管理工作容易陷入一種混亂的局面。
三、對人事檔案管理工作改進的一點思考
伴隨著我國社會政治經濟的全面發展和檔案事業的整體進步，人事檔案管理工作也要與時俱進，在社會的發展中作出相應的調整。我們也可以借鑒其他國家的人事檔案管理工作，取其精華去其糟粕，可以借鑒他們的人事檔案管理經驗，為我國的人事檔案管理工作提供有力的理論依據和實踐經驗借鑒。就拿美國來說，由于社會制度的差別，美國在人事檔案管理方面有公有系統與私有系統兩大塊。各級政府以及其他公立組織的人事檔案均由其所在機構的人事部門集中統一保管。私立系統是企業、公司或其他的私立組織雇員的人事檔案由本單位的人事部門保管。此外，美國人事檔案管理的最大特色是一些專業部門也保留著大量的個人數據。例如，美國的成年人有美國的社會保障署頒發的社會保障號。如果有公民有違法的行為，那么其違法記錄就會被記錄在號碼中，并進行聯網。公民的所有基本信息都被記錄在數據庫中，憑借著社會保障號，使得公民的所有信息都能在第一時間及時調出。其實還有很多國家在人事檔案管理中形成了具有自己特色的人事檔案管理體系，在這里就不一一列舉了。人事檔案管理的好處是用人單位在選拔人才與使用人才方面，可以根據其個人經歷、學歷、家庭背景、道德品質、工作能力、業績表現、獲獎情況、處罰情況方面的記錄，作出考察與任用的決定。人事檔案是個人在社會的發展以及在社會工作中的方方面面表現的真實反映。所以在人事檔案管理方面一定要做到真實可信，不允許有半點的參假與欺騙，這是關乎到一個人的未來以及誠信的問題，所以不容忽視。人事檔案管理工作最大的特點是具有保密性，因為它涉及個人的隱私以及其他方面的工作和生活問題。一般人是不能夠查看和調取他人的檔案的，這樣做是違法的行為，要負法律責任。人事檔案管理要做到保密性強，管理嚴謹。不能在工作中疏忽大意，不能隨意將他人的檔案交給別人或是遺忘、錯拿他人的檔案。從事人事檔案工作的人員要遵守保密協議與職業道德。簡之，筆者認為改進人事檔案管理工作應該做到以下幾點：
1.人事檔案管理要與社會的發展同步。社會的發展同樣也會帶動人事檔案管理工作的發展。人事檔案管理要與社會的發展同步，如果人事檔案管理工作還墨守成規，那么它就會和社會脫軌，就會不適應社會的發展。根據現今社會的發展情況，人事檔案管理工作也要作出相應的調整以適應社會的發展。
2.人事檔案管理要繼續朝著信息化方向發展。現今社會是一個信息化的社會，通信技術以及互聯網的廣泛應用，使得信息存儲量增強。計算機網絡化可以為人事檔案的管理提供強大的存儲量，這樣既可以節省時間去整理檔案又可以節省空間，并進一步在技術上提高保密水平。當然，最主要的是提高了工作效率。我國的人事檔案管理要堅定不移地朝著信息化的方向發展，這樣才能進一步改進和完善我國的人事檔案管理制度。3.加強人事檔案管理工作人員的素質。加強人事檔案管理工作人員的素質是為了更好地完善我國的人事檔案管理工作。管理人員素質的提高不僅可以提高整個部門的工作效率，而且還能使整個檔案管理部門向著更規范、更文明的方向發展。4.人事檔案管理要朝著專業化方向發展。人事檔案管理的專業化要求整個管理部門提高管理水平，管理水平的提高可以為工作人員提供一個良好的工作環境。管理人員要恪盡職守，嚴格遵守職業道德，并不斷地進行專業知識的學習，自覺地增強自身的專業技能。要有明確和健全的人事檔案管理體系，并且要形成專業的工作管理體系。
四、結束語
改進人事檔案管理工作其實最重要的一點就是要與社會的發展同步。社會的發展與人事檔案管理工作的發展有著直接的聯系。我國社會的發展促進了人事檔案管理制度的發展。從商朝的譜牒（類似于人事檔案管理）一直到現在。人事檔案管理制度越來越健全，而且人事檔案管理的內容越來越多，涉及的范圍也越來越廣。社會的不斷進步也促使了人事檔案管理的發展。同樣，人事管理制度依賴于社會的發展，是社會發展的產物。社會的不斷進步和發展促進了社會各方面的發展。社會的發展需要有一個機構來掌握與了解人民的基本信息，這就需要人事檔案管理部門要持續不斷地健全人事檔案管理制度。檔案管理制度的建立不僅是社會發展的要求，同時也是我國政治發展的保障。另一方面我們也可以看到，改進人事檔案管理工作同樣有利于我國社會的發展，有利于人才的選拔與培養，同時也有利于社會的公平�，F在我國人事檔案管理工作正在向專業化、全面化，以及社會化的方向發展。在發展的過程中形成與中國特色社會主義道路相適應的管理體制。改進我國的人事檔案管理工作是未來發展我國政治以及經濟的重要內容與決策。我們堅信，在不遠的將來，我國在人事檔案管理工作上也可以做到更加規范，更加全面，更加實用。那時網絡化的廣泛應用與普及將成為人事檔案管理工作中一項重要管理手段。我國人事檔案管理制度的改革與發展將向著更高層次的信息化大步邁進。
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