疾控中心檔案的規范化管理論文
【摘要】疾病預防控制中心（以下簡稱疾控中心）的重要基礎工作即檔案管理工作，其規范化直接影響著疾控中心的工作效率及工作質量，其科學化程度是衡量疾控中心工作業績的重要標準。本文筆者結合自身的工作經驗，從疾控中心檔案管理的重要性出發，提出了加強規范檔案管理的具體措施，以此促進疾控事業穩定、有序發展。
【關鍵詞】疾控中心；檔案管理；措施
疾控中心檔案一方面記載了疾病預防控制機構歷史發展的過程與現狀，為研究疾病預防控制發展提供重要參考資料，具有很高的保存利用價值；另一方面疾控中心檔案是民生檔案的重要組成部分，對增進人民群眾身體健康、社會和諧穩定具有重要意義，可有效推動疾控事業的長遠發展。
一、疾控中心檔案規范化管理的重要意義
（一）檔案規范化管理可以有效提高檔案工作者以及領導干部的檔案法律意識。通過對《檔案法》學習、宣傳和貫徹落實，大家意識到從法律的高度來認識和了解檔案工作的性質和重要性，大大提高了檔案意識，徹底糾正了以往檔案工作無關緊要的錯誤觀念。（二）檔案規范化管理有利于檔案室爭取領導對檔案工作的重視。實行檔案的規范化管理，疾控中心領導將其納入年度工作目標和議事日程，成立管理工作領導小組，并加大人力、財力和物力投入，為檔案管理工作提供較好的硬件條件，利于檔案工作的開展。（三）檔案規范化管理可以確保檔案的及時收集、安全統一保管及有效利用。實行檔案的規范化管理，檔案室進一步健全和完善檔案工作制度、歸檔與不歸檔范圍、保管期限及分類大綱，之前比較分散的資料得到及時收集、整理，以免散失、泄密，檔案收集、保管、利用工作更加規范化、制度化[1]。（四）檔案規范化管理有利于實現檔案工作的科技化和信息化。檔案室工作人員將檔案錄入計算機，運用檔案管理專用軟件實現電子公文歸檔，建立完善的檔案信息數據庫，通過網絡平臺可以多渠道、模糊查詢，有效提高了檔案的查全率及查詢率，推動了檔案的數字化建設，為實現信息資源共享奠定堅實的基礎。（五）檔案規范化管理可以增強疾控中心檔案部門的服務功能。檔案的規范化管理意義重大，但是目前，疾控中心的檔案管理工作并不理想，普遍存在以下現象：管理工作不被重視，設備不齊全；制度不健全，檔案材料不夠完整；管理模式陳舊，管理人員業務素質及管理水平有待提高；信息利用程度低等。
二、疾控中心檔案管理工作的改進措施
（一）建立健全疾控中心檔案管理體系。1.建立綜合檔案資料管理機構，對檔案實行集中統一管理。實現檔案管理工作集中性、統一性有賴于綜合檔案資料管理機構的建立，此部門負責收集、保管、整理疾控中心各部門檔案，同時設立相應監督部門，以監管指導檢查綜合檔案資料管理機構的工作，執行國家、省的業務規范及法律法規。根據《檔案法》、《全國疾病預防控制機構工作規范》中的相關規范及疾控中心的實際情況，制定科學合理的檔案分類大綱、歸檔范圍。2.高度重視，把檔案管理工作列入領導的議事日程，納入疾控中心目標。建議明確一位領導分管檔案工作，協助解決檔案設施設備不齊全、經費不足等問題，協調各科室收集整理資料，并按時向檔案室移交，立卷歸檔原則落實到各部門工作中，檔案工作納入責任制來考核。3.加強業務培訓，提高檔案管理人員的業務素質及專業水平。組織檔案管理人員參加省市檔案業務人員培訓班，提高管理能力及管理水平。另外，檔案管理人員的職業操守對管理工作也至關重要，在提升專業技能的同時，要培養其恪盡職守、忠誠至上的職業精神，把檔案的安全性和完整性放在工作的首位，敢于同違反《檔案法》的行為作斗爭。挑選職業道德高的人才擔任重要的工作，確保檔案管理工作有序進行。（二）加強疾控檔案業務建設基礎。1.將檔案人員崗位責任制及其他制度嚴格落到實處，其他制度包括接收制度、整理制度、保管制度、統計制度、保密制度、借閱制度、鑒定制度、銷毀制度等[2]。對疾控中心檔案按照二、三級類目進行分級，對各級類目進行具體分類，并明確檔案歸檔的內容及保管期限。通過制度的確立與推行，檔案工作人員在立卷歸檔時可有所依據，避免盲目性。2.檔案力求準確、完整、系統，案卷質量符合國家標準。檔案工作的每個環節都應保證質量，文件材料的歸檔率與完整率力達高標準，部門主管負責人簽署歸檔意見后再移交檔案室，以此保證檔案管理整個工作的質量。檔案管理部門要做到積極監督與指導，對不同科室行文或辦文情況等做到了如指掌，嚴格把關立卷質量，方便日后檔案的移交。3.檔案管理中積極運用現代科學手段。現代科學技術不斷進度，廣泛應用于各大行業，檔案管理也應與時俱進，將陳舊的手工管理轉變成電子信息化，儲存方式由紙質載體轉化成電子載體，這樣不僅避免了資料的年久丟失，利于永久保存，還有利于檔案信息的便捷利用與開發。檔案信息化程度影響著管理工作效率的高低，檔案室應配備計算機，選用符合本單位的檔案管理軟件來管理檔案，積極推行檔案的檢索、統計與數據對比分析。4.開展好疾控檔案的服務工作，方便大眾查閱。傳統的疾控中心檔案管理工作存在被動性，信息利用率低，基于公共衛生環境的多變性，將傳統的被動服務轉化成主動服務，對大規模的傳染病資料及預防辦法可向社會公開，設立便民服務窗口，使死檔案變成活信息，服務大眾。
檔案的規范化、科學化管理不僅是對檔案管理事業，同時對經濟社會的發展也具有重要意義，隨著我國經濟制度和科學技術的不斷發展進步，作為檔案管理人員，我們需要有勇氣轉變陳舊的工作方式及工作理念，不斷大膽探索和嘗試新的檔案管理辦法，找到最適合現代社會發展的檔案管理模式，發揮檔案管理的重要意義，從而促進疾控事業的科學、穩定、有序發展。
參考文獻：
[1]曹思靜.新時期的疾病預防控制中心檔案管理工作[J].城建檔案,2015,06:53-54.
[2]徐少瓊.淺談疾病預防控制中心檔案管理與檔案利用[J].世界最新醫學信息文摘,2015,04:183.
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