檔案信息管理技術措施管理論文
1檔案信息管理存在的問題
1.1管理的滯后性
我國在檔案信息化建設過程中,對信息化和電子技術是比較重視的,這樣就使得在檔案管理工作中出現了重視程度不夠的情況。檔案信息化建設要將檔案管理流程進行簡化,同時進行優化和重組。但是,在我國的檔案信息化建設過程中,卻在沿用傳統的管理體制,同時,在信息化建設過程中出現了和檔案管理明顯脫離的情況,這樣就使得公眾在利用檔案的時候非常容易出現服務質量達不到要求的情況,同時,在工作中也是非常容易出現檔案信息化建設進程受到影響的情況的,主要是受到檔案管理滯后性的影響。
1.2檔案信息管理缺少規劃
在進行檔案信息管理過程中,檔案管理部門沒有進行統籌規劃安排,這樣就使得檔案信息化管理在實施過程中出現了效率下降的情況,同時在管理方面也出現了無法實現規范化的情況,這樣就使得沒有統一的標準進行管理。檔案信息管理沒有健全的體系,在信息檢索方面就會出現不健全和不規范的情況,同時也會導致檔案信息在利用方面出現效率非常低和質量非常差的情況,對于檔案信息管理來說是非常嚴重的問題。
1.3數字檔案資源短缺且結構不合理
我國的檔案管理是經歷了漫長的過程中,在檔案管理工作中一直沿用的是傳統的管理方法,這樣就使得檔案信息出現了一直在使用紙質介質來進行保管的情況,在數字檔案資源方面結構是比較單一的,這樣也使得我國的信息化檔案建設在過程中要面臨的問題是非常大的,對信息化建設的進程和質量都是會帶來很大的影響。
1.4檔案信息化專門人才缺失
在檔案行業發展過程中,一些專業的人才在經濟較發達的地區是比較集中的,這樣就使得一些經濟發展不好的地方在檔案管理方面人員是比較匱乏的,同時也是會導致不同的地區在檔案管理信息建設方面是存在著很大的差距的,同時,在一些地區也存在著檔案管理信息化建設無法開展的情況。
1.5檔案信息化立法和規范化管理體系不夠健全
我國在檔案信息化建設方面的時間比較短,這樣就使得相應的法律和法規在一定程度并不健全,這樣就使得檔案信息化建設還是停留在一個較低的水平上,導致檔案信息化發展受到了很大的影響。
2加強檔案信息管理應采取的對策
2.1檔案信息管理要統一規劃、統一原則
檔案信息化建設的目的,是為了將檔案信息資源集聚和整合起來,實現檔案資源社會共享,更好地為各級領導和機關服務,為社會各界服務,為廣大公民服務。為此,檔案信息管理工作在當前新一輪深入發展的關鍵時刻,必須統一規劃、統一標準、統一規范,克服各自為政。把握適合檔案工作規律和特點的基本原則,才能卓有成效地開展檔案信息化的各項工作。堅持以檔案信息開發利用為中心,文檔管理一體化、雙軌制、確保網絡安全等原則。
2.2加強數字檔案的信息管理
在傳統的檔案館管理中,其服務手段、質量、信息加工的深度等各個方面都無法像數字檔案一樣可以使利用者不受空間、時間和數量的限制,從而能快捷、準確的完成各類檔案信息資源的查閱工作。數字檔案可以充分的利用網上的信息,所以數字檔案的信息資源較為傳統檔案管理在信息上更加豐富,利用上更加方便快捷。
2.3加強檔案信息化技術人才的培養工作,提升檔案信息管理質量
我國的檔案行業中專業人才較少,嚴重制約了檔案信息化建設的進程,在檔案信息化建設中,單一的掌握檔案的專業知識已無法適應信息化技術的需求,在檔案的信息化建設中還需要熟練的掌握計算機技術、網絡技術等現代化的技術手段,從而滿足當前檔案信息化建設的需求。檔案部門應廣開門路,對人才進行引進和培養,建立起一支現代化的檔案信息建設人才,從而保證檔案信息建設的順利開展。首先,應對現有檔案管理人員進行相關的培訓工作,使其熟悉的掌握計算機和網絡知識,并對數字化、信息化等管理知識有一定的了解;其次,要與各科研院所建立聯系,以各種形式加強合作和交流工作,從而為檔案從業人員提供接受再教育的機會,使其能及時的對新技術和新知識進行了解和掌握;最后,要做好人才的引進工作,特別是對于一些復合型人才的引進工作要加大力度,為其提供良好的工作環境,從而加快檔案信息化建設的進程。
2.4抓緊檔案信息化法制與標準建設
一是加快推進檔案信息化法制建設。加快研究和制定電子公文歸檔、電子檔案管理、檔案信息公開和上網安全、網站建設與管理等方面的行政規章,形成有效的激勵約束機制,推動檔案信息化建設有序開展;二是完善檔案信息化標準體系。
3結束語
檔案工作信息化管理在實現的過程中是存在著一定的問題,對出現的問題進行必要的分析,才能更好的找到解決的措施,同時也能更好的實現檔案管理工作的意義。檔案管理信息化建設能夠更好的提高檔案信息的使用和開發,同時對一些企業發展也是有很大的影響。在信息技術不斷發展的時代,對檔案信息化管理工作不斷的進行創新,這樣能夠更好的適應現代化的發展模式,同時也能更好的為檔案管理信息化提供更好的環境。
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