會務的工作計劃

時間：2022-10-07 08:54:11 工作計劃

關于會務的工作計劃

　　1.會務工作總體思路

關于會務的工作計劃

　　（1）任務分解。將會務工作分解為各專項任務，明確分工并保證質量。

　　（2）責任到人。每項任務均有專人負責。

　　（3）周密計劃。每項任務均需制定周密的工作計劃。

　　（4）逐項落實。計劃的每個環節、步驟均需嚴格落實。

　　2.會前準備

　　（1）成立會務組

　　① 會務組組長：總體負責

　　② 萎靡材料小組：負責組織、手機、整理、編印會議材料，會議記錄（及錄

　　音錄像）、會議紀要與總結起草。

　　③ 后勤保障小組：負責會議的后勤保障事宜。

　　④ 任務分解后，形成《會務工作分派表》，相關責任人簽字。

　　（2）明確會議概況

　　全體會務人員應明確會議概況，了解以下基本內容：

　　① 會議主題

　　② 級別與規模

　　③ 參會人員（與會人員的單位、職務）

　　④ 會期余日程安排（會議日期、時間、議程、活動安排等）

　　⑤ 根據會議概況，按集團本部有關標準預算會議經費，簽報集團本部分管領

　　導批準

　　（3）選定會議場所

　　① 責任人：后勤保障小組

　　② 責任：聯系幾家賓館（先前做好有一些基本了解），實地考察、比較。應調

　　查的項目包括：價格（客房、會場及其他服務項目的價位）；設施（客房、會議室、休閑設施、環境等）；交通（便利與否）；當期有無接待能力。 ③ 綜合比較后按優質低價原則選取一家，簽報集團本部分管領導批準。集團

　　本部分管領導批準后，立即完成以下工作：與賓館確認個主要服務項目的收費標準與折扣；根據會議預算領取支票。

　　（4）下發會議通知、登陸代表名單

　　① 責任人：文秘材料小組

　　② 責任。在落實以上各項工作后，起草會議通知、報集團本部分管領導批準

　　后下發各參會單位。通知內容應包括：會議主題、參會人員、會期安排、會議地點與聯系電話、會務組聯系人與聯系電話、報到日期、有關事項（如要求自帶有關資料、物品等）、會議回執、會址交通導引等。

　　③ 會議通知以傳真、電子郵件、元件郵寄等方式傳達給各參會人員。

　　會議通知下發后，會務組聯系人負責按會議回執登錄報名情況，形成《會議代表登記表》，制作會議名冊。登錄內容應包括：單位、姓名、職務、性別、民族、到達航班與到達時間、是否要求接站等。

　　登錄工作應盡早完成，并在此基礎上編制《接站安排表》。

　　（5）準備會議材料、用品

　　① 責任人：兩組分工協作

　　② 材料內容。會議材料由材料文秘小組負責整理、印制。除正式會議材料外，

　　還應包括：會議代表名單（附房間號）、日程安排、各項活動地點及注意事

　　項等。

　　③ 會議用品。會議用品由后勤保障小組負責，應準備的會議用品包括：與會領導桌簽（可由賓館代為制作）；參會代表證（可由賓館代為制作）；會場條幅（可由賓館代為制作）；文件袋、筆記本、筆；錄音機、照相機、攝影機；打印機及紙張、投影儀（根據需要）；花卉、水果及方便食品（可由賓館準備，或自行購置、分發）；藥箱（備常用藥品）等。

　　（6）餐飲安排

　　① 責任人：根據情況具體落實

　　② 責任：與賓館緊密協調、現場核查，盡早落實以下工作：就餐地點、就餐時間、席位安排。

　　（7）會場安排

　　① 責任人：根據情況具體安排

　　② 責任：與賓館緊密協調、現場核查，盡早落實會議室、領導臨時休息室。 ③ 會場布局包括：作詞安排、花卉擺設、話筒音響、燈光、攝影、攝像負責人。

　　（8）文體活動安排

　　① 根據實際情況和需要細化內容

　　（9）房間安排

　　① 責任人：后勤保障小組

　　② 責任：在確定了參會代表名單之后，即在賓館訂房、安排房間。

　　3.會中服務